Mit der Pomodoro-Technik können Sie Zeit gewinnen – und vieles andere auch

Egal, ob beim Schreiben einer Seminararbeit oder Lernen für eine Prüfung: oft kommt es vor, dass man lange Zeit nicht dazu kommt, mit der Arbeit oder dem Lernen anzufangen. Die Materialien bekommt man zwar noch zusammen, an guten Vorsätzen mangelt es auch nicht, aber am Hinsetzen hapert es. Man will und will sich nicht dazu entschließen, mit der eigentlichen Arbeit anzufangen. Die Gründe dafür? Der Problemkomplex hat gleich mehrere Namen, und zwar einen wissenschaftlich klingenden lateinischen Begriff: „Prokrastination“, und unter Studenten sogar einen „Kosenamen“, „Aufschieberitis“.

Nehmen wir uns zunächst eine mögliche Lösung für diese Probleme vor: die Pomodoro-Technik!

Sie ist Zeitmanagement und Lerntechnik – und vieles mehr.


Woher kommt diese Technik? Was bedeutet der Name? Und worin besteht sie überhaupt?

Die Pomodoro-Technik hat Francesco Cirillo, damals selber noch Student, in den achtziger Jahren erfunden. Er hatte auch das Problem, vor anstehenden Prüfungen und schriftlichen Arbeiten seine Zeit zu vertrödeln und deswegen sehr bald unter Zeitdruck zu geraten. Er hatte die geniale Idee, mit der Küchenuhr seiner Mutter kurze Zeiteinheiten für sich zu bestimmen und so endlich mit der Arbeit anzufangen. Und da seine Mutter eine Küchenuhr in Form einer Tomate hatte, benannte er seine Technik Pomodoro-Technik (pomodoro kommt aus dem Italienischen und bedeutet Tomate).


Und wie läuft es?

Als Vorbereitung sollten Sie zuerst einen Plan machen, was Sie erledigen möchten.

Sie sollen auch alle Materialien, die Sie brauchen werden, bereitlegen.

Sie brauchen natürlich einen Zeitmesser, sei es eine Küchenuhr, ein Wecker oder ein Handy.

Sie sollten alle Störfaktoren in der Umgebung möglichst eliminieren, damit Sie sich ab jetzt voll auf die Arbeit konzentrieren können: keine Musik, Handyfunktionen bis auf den Timer ausschalten, kein Internet (nur wenn Sie es für die Arbeit brauchen, aber dann kein Facebook usw.), kein Essen (aber sehr wohl Wasser zum Trinken)!

Und jetzt können Sie loslegen!

1. Stellen Sie den Wecker auf 25 Minuten Arbeiten Sie in diesen 25 Minuten konzentriert an ihrer ersten Aufgabe.
2. Machen Sie nach 25 Minuten Arbeit 5 Minuten Pause. Machen Sie auch dann nicht weiter, wenn Sie sich noch sehr fit fühlen, sondern machen Sie richtig Pause. Jetzt folgen wieder drei weitere Pomodori, also jeweils 25 Minuten konzentriertes Arbeiten mit der anschließenden fünfminütigen Pause.
3. Nach vier Arbeitsphasen und den drei eingeschlossenen kurzen Pausen, als nach 115 Minuten, gönnen Sie sich eine längere Pause von 30 Minuten.

Mit den vier Pomodori, vier konzentrierten Arbeitsphasen, drei kurzen Pausen und einer längeren Rast, haben Sie 2:25 hinter sich. Und Sie werden die Erfahrung machen, viel intensiver gearbeitet, viel mehr geleistet und weniger erschöpft zu sein, als wenn Sie zwei Stunden am Stück über Ihrer Arbeit gehockt hätten.

Wieso ist das möglich? Diese Zeitmanagement- und Lerntechnik ist so einfach, fast banal, es scheint kaum glaubwürdig, dass sie so wirksam ist. Rückmeldungen von Studenten und aus dem Berufsleben bestätigen das aber. Gibt es eine plausible Erklärung dafür, warum diese einfache Technik so viel bewirken kann?

Es gibt sie sehr wohl!


Die Pomodoro-Technik hat Methode!

Was steckt also dahinter, dass man mit dieser einfachen Technik so intensiv arbeiten, lernen kann?

Die erste wundersame Wirkung der Technik ist, dass man die Arbeit überhaupt mit mehr Motivation aufnimmt. Wenn man keine genaue Übersicht über den meistens enorm großen und/oder schwierigen Stoff hat, den man in einer nicht näher definierten Zeit „schaffen“ möchte, hat man regelrecht Angst vor der Aufgabe oder den Konsequenzen. Je größer, komplexer, wichtiger die Aufgabe ist, desto mehr neigt man dazu, die Aufgabe aufzuschieben. Man fühlt sich zu stark gefordert, wird unsicher, sucht nach Ausreden – und findet auch welche – und kann sich zu dem Einfach-Drauf-Los-Lernen nicht durchringen, man fängt gar nicht erst an. Höchstens versucht man es mit einer groben Zeiteinteilung (z. B.: Wie viele Seiten muss ich pro Tag lesen?), aber man scheut sich vor dem Anfang, sieht keine Teilziele, nur einen furchterregenden, unüberwindbar erscheinenden Berg von Arbeit vor sich, und schiebt den Anfang lieber auf. Es gibt eine ganze Reihe von Techniken für das Aufschieben, wenn die alltäglichen Tätigkeiten nicht mehr reichen, kommen „Ausweich-Tätigkeiten“ wie Aufräumen als Vorwand und Ausflucht. Man traut sich einfach nicht in die Nähe der Arbeit! Da man aber genau weiß – und das die ganze Zeit –, dass dadurch die Aufgabe nur schwieriger, die Aussichten auf einen normalen, effektiven Arbeitsverlauf und einen Erfolg mit der vertrödelten Zeit verschwindend gering werden, verbringt man die Zeit des Aufschiebens letztendlich in enormem Dauerstress!

Mit der sinnvollen, geschickten Einteilung und „Kleinteilung“ der Arbeit schafft man sich eine kurze Entlastung, macht die ersten Schritte überschaubar und handhabbar, und kann motivierter die Arbeit anfangen.

In den relativ kurzen Arbeitsphasen kann man sich intensiver arbeiten, weil man seine Konzentration die ganze Zeit aufrechterhalten kann. Es ist wissenschaftlich bewiesen und wird auch im Zusammenhang mit den Vorlesungen an der Universität oder den Vorträgen, Präsentationen im Berufsleben viel zitiert, dass sich das menschliche Gehirn ca. 20 Minuten lang voll auf eine Sache konzentrieren kann. Genau diese Einheit wurde als Grundlage für die einzelnen Pomodori genommen, damit man konzentriert, auf eine Aufgabe fokussiert, arbeiten kann.

Ein hohes Niveau der Konzentration wird dadurch gewährleistet.

Für die Effektivität der Technik sind die Pausen sehr wichtig. In der Pause kann man kurz abschalten, sich dadurch erholen, bekommt einen Blick auf das geleistete Pensum und erlebt so ein kleines Erfolgsgefühl.

Die Pausen sind also Faktoren, die einem den Stress nehmen und die Produktivität steigern.

Tipps für die Pomodori-Gestaltung

Vorbereitung

1. Die erste Frage: Was soll als Zeitmesser statt der klassischen Pomodoro-Küchenuhr fungieren? Tun es eine Ei-Küchenuhr, ein normaler Wecker oder das Handy auch? Eigentlich funktioniert alles, was eine Wecker-Funktion hat, damit man die Zeiteinheiten von 25, 5 und 30 Minuten einstellen und ein Signal bekommen kann, wenn die Zeit abgelaufen ist. Eine normale Uhr ohne Alarmfunktion untergräbt natürlich den Sinn der Sache: Wenn man ständig auf die Uhr blicken muss, kann man seine Aufmerksamkeit nicht auf die Arbeit fokussieren. Man kann aber zu Hause, wenn man alleine lernt, ruhig einen Wecker, eine Stoppuhr oder die Wecker- oder Countdownfunktion des Handys benutzen. Manche finden es angenehm, wenn ein richtiger Wecker im Hintergrund tickt, es bewirkt eine „normale“ Wahrnehmung der Zeit. Er soll nur nicht auf dem Tisch vor den Augen stehen, damit der Anblick des Ziffernblattes einen nicht ablenkt. Eine besonders elegante Wahl wäre eine Sanduhr! Wenn man in der Universitätsbibliothek oder am Arbeitsplatz mit Kollegen zusammen in einem Büro sitzt, soll man natürlich eine Alarmfunktion wählen, die die anderen nicht stört. Für das Smartphone gibt es Apps, die das und noch vieles mehr bieten können!

2. Sie müssen wirklich dafür sorgen, dass alle Störfaktoren – sowohl die internen als auch die externen – ausgeschaltet werden!
Dass man auch zu Hause Radio und Fernsehen – ja, sogar den Computer, wenn nicht gerade daran gearbeitet werden soll –, abschalten muss, versteht sich von selbst. Aber auch alle anderen Funktionen am Handy sollen ausbleiben, kein Piepsen und kein Blinken auf dem Bildschirm, wenn SMS oder E-Mails eingegangen sind, keine neue Statusmeldung auf Facebook, keine neue WhatsApp-Meldung (z. B. Flugmodus)! Auch kein Essen und nichts zum Naschen oder Knabbern! Dafür reichlich Mineralwasser zum Trinken! Also keine Störung oder Ablenkung. Denn all diese „Zeitfresser“ bedeuten Unterbrechung.
Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsmaterialien, Lehrbücher, Hefte, Notizen, Landkarten oder Berichte, Rechnungen, aktuelle Gesetzestexte, Tabellen usw., also alles, was Sie brauchen werden, zur Hand haben. Wenn sie fehlen und während der intensiven Arbeitsphase gesucht werden sollen, nimmt es wertvolle Zeit weg, lenkt ab, und schließlich stört es die Konzentration erheblich.
Sie dürfen sich auch selber nicht ablenken! Also sollten Sie plötzlichen Geistesblitzen keinen (Zeit-)Raum lassen.

3.  Verzichten Sie nicht auf die Planung Ihrer Arbeit! Später, wenn Sie schon Erfahrungen mit der Technik und Ihrer Leistungsfähigkeit haben, werden Sie ein Gefühl bekommen, wie viel Sie von der anstehenden Arbeit auf eine oder vier Pomodori einteilen können.
Natürlich können Sie ein längeres Pensum auf mehrere Pomodori einteilen oder mehrere kurze Aufgaben in einer 25-minütigen Einheit zusammenfassen.
Ein Plan mit den Pomodori und den dazu gehörigen Arbeitsaufgaben hat auch die Funktion, dass Sie Rückmeldung über Ihre Leistungen bekommen. Die Erkenntnisse aus einer Analyse können bei der nächsten Planung helfen. Und wenn Sie eine Pomodoro-Einheit hinter sich oder eine Arbeitsaufgabe erledigt haben, und Sie in Ihrem Plan einen Haken setzen, gibt das ein schönes Erfolgsgefühl und motiviert auch für die nächste Aufgabe.

Konzentriertes Arbeiten

In der 25-minütigen Arbeitsphase kann man nur dann effizient arbeiten, wenn man vorher tatsächlich alle Störfaktoren ausgeschaltet, alle nötigen Materialien vorbereitet hat. Nehmen Sie die Regel, dass Sie sich möglichst voll abschotten sollen, ernst, denn die nächste Ablenkungsversuchung kommt bestimmt! Und nehmen Sie auch die Pausen ernst, denn wenn es nicht die erste Pomodoro-Einheit ist, können Sie sich erst dann wieder voll konzentriert weitermachen, wenn sie sich in den Pausen wirklich entspannen und frische Energie tanken konnten.

In dieser Phase soll Ihre volle, ungeteilte Aufmerksamkeit Ihrer Aufgabe gelten!

Wenn der Wecker am Ende der konzentrierten Arbeitsphase klingelt, können Sie auf Ihrem Plan abhaken, was Sie erledigt haben. Erstens liefert das ein kleines schönes Erfolgserlebnis, zweitens können Sie später die geleisteten Einheiten vergleichen, daraus Schlüsse ziehen und die Ergebnisse bei der nächsten Planung verwenden: Wie viel Zeit brauchen Sie für welche Aufgaben? Welche Aufgabe sollte am Anfang, welche kann am Ende einer Einheit stehen? Wann sind Sie produktiver … usw.?

Wenn man trotzdem gestört wurde, muss die „extern“ verbrauchte Zeit von den 25 Minuten abgezogen werden. (Wenn sie kürzer als eine Minute gedauert hat, kann man ruhig „ungestört“ weitermachen.)

Manche Anhänger der Technik empfehlen sogar, in einem Stör- oder Sündenfall die ganzen 25 Minuten neu zu beginnen, als Strafe und zur Abschreckung, dass man wirklich einsieht, dass alles vorbereitet und alle Störfaktoren eliminiert werden sollen.

Wenn man in der 25-minütigen konzentrierten Arbeitsphase trotzdem „Geistesblitze“ hat, egal, ob es die plötzliche Erkenntnis ist, dass die Katze frisches Wasser braucht, oder eine geniale Idee für eine spätere Phase Ihrer aktuellen Arbeit: Sie müssen Sie kurz notieren und sich weiter auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren.

In den Pausen

Die Pausen muss man unbedingt einhalten! In den Pausen machen Sie wirklich Pause. Noch einmal: Auf keinen Fall weiterarbeiten! Schließen Sie kurz die Augen zum Meditieren, schauen Sie interessiert aus dem Fenster und beobachten Sie die Geschehnisse (andere Impulse für das Gehirn, „Gymnastikübungen“ für die Augen), stehen Sie auf, trinken Sie etwas genüsslich, machen Sie ein paar Dehnübungen, gehen Sie vielleicht kurz an die frische Luft.

Die Pausen sollen nicht einfach vor einer Überbelastung schützen, sie sollen gewährleisten, dass man in der nächsten Phase wieder effizient arbeiten kann.

Die Pausen sind in der Pomodoro-Technik vor allem zum Abschalten, zur Entspannung da! Sie sind geplant, gut eingeteilt, wir machen sie nicht deshalb, weil wir faul sind oder die weitere Arbeit aufschieben wollen. In dieser Zeit können wir uns den Kopf klären aber wir werden nicht für zu lange aus dem Arbeitsfluss gerissen, wir können schnell den Anschluss finden und wieder mit frischer Energie konzentriert weiterarbeiten.

Also auch keine anderen dringend anstehenden Aufgaben erledigen! Auch keine langen Telefonate, nicht alle E-Mails lesen und mit dem Beantworten anfangen usw.! Das alles (ver)braucht Ihre Aufmerksamkeit. Sie dürfen höchstens zwei Minuten für dringende Rückrufe oder ein extra schnelles Checken Ihrer E-Mails verwenden! In den restlichen drei Minuten ist Abschalten, volle Entspannung angesagt! (Auch die langen Pausen sind nicht zum langen Telefonieren oder Facebook-Aktivitäten da! Diese Aktivitäten können als eine Aufgabe in einer Arbeitsphase mit einer genauen Zeitangabe eingeplant oder müssen als außerhalb der Pomodori erledigt werden).

Den Wert der Pausen unterstützen übrigens nicht nur praktische Erfahrungen – zum Beispiel mit der Pomodoro-Technik. Auch Ergebnisse von neurologischen, lernphysiologischen Forschungen und Erkenntnisse aus der Lernpsychologie belegen, dass Pausen gut für das Gehirn sind, sie die geistige Beweglichkeit verbessern und fördernd für die Leistung und das Wohlbefinden sind.

Persönliche Zeitgestaltung der Pomodori

Die empfohlene Zeiteinteilung und die Folge der einzelnen Phasen beruhen auf der Empfehlung des Erfinders und wurden durch jahrzehntelange Erfahrungen und Erkenntnisse aus wissenschaftlichen Forschungen bestätigt.

Es kann aber vorkommen, dass man – besonders am Anfang – einen anderen Rhythmus braucht. Experimentieren Sie ruhig, wenn die eine oder andere Phase Ihnen schon vor dem Anfang oder nach den ersten Versuchen zu lang oder zu kurz erscheint. Sie können mit kürzeren Arbeitsphasen oder längeren Pausen anfangen. Üben Sie ein, wie Sie effizient und angenehm mit der Pomodoro-Technik arbeiten können. Aber Sie müssen bedenken, dass eine 20-10-30 Minuten Einteilung bald wenig sinnvoll ist. Auf Dauer sollten die Arbeitsphasen 20 bis 30 Minuten ausmachen, die kurzen Pausen 5 bis 10 Minuten, die langen Pausen 20 bis 30 Minuten: z. B. 20-5-20/25 eventuell 30-10-30 Minuten sind möglich.


Von Zeitmanagement und Arbeits- und Lerntechnik bis zu Selbstmanagement

Die Pomodoro-Technik wird meistens als Zeitmanagement und Arbeits- und Lerntechnik gepriesen. Es geht dabei aber nicht einfach darum, dass wir die Zeit managen, sie optimal nutzen wollen, wir managen unsere „Energie“ und Konzentrationsvermögen, wir krempeln die ganze eigene Arbeitsweise um.

Wir können also getrost behaupten, dass man durch die Anwendung dieser Technik sogar Selbstmanagement lernen kann. Man schafft sich Überblick über seine Aufgaben, plant sie, setzt dabei Ziele und lernt zu priorisieren: Man lernt sich selber besser organisieren. So kann man seinen Arbeitsalltag besser in den Griff bekommen, bleibt über den Tag motiviert und das alles hilft, weniger gestresst über den Tag zu gehen und bessere Entscheidungen zu treffen.